線上報價系統能做到什麼？從報價規格、選配加購到客戶線上用印
線上報價系統把報價、規格與合作條文整理成一個有密碼保護的連結。拆解統編帶入客戶資料、三層方案範本、選配加購即時計價、議約修改標紅字，到客戶線上用印簽署的流程。
文章導讀
線上報價系統把報價、規格與合作條文整理成一個有密碼保護的連結。客戶看完、選好加購，就能線上用印簽回，狀態從草稿、已發送到已簽約自動更新。
- 適合設計、工程、顧問、活動企劃這類，每份報價都要附規格與條文的服務業。
- 建立報價時，客戶資料用統編帶入，規格從方案範本套用。
- 客戶端可以自選加購、看清楚議約修改處，再選擇線上或實體簽署。
本文重點導覽
「最後客戶簽的，到底是第幾版報價？」這是規劃線上報價系統時很常被問到的問題。報價用附件寄出，規格另外一份，合作條文又一份。每改一次就多一個版本，用印還要列印、蓋章、掃描再寄回。這篇用一份影片製作的報價當例子，說明報價放上網站之後，從建立到簽署會怎麼走。
報價用附件往返，常卡在三個地方
報價本身不難寫，難的是寄出之後的往返。服務業的報價常附規格與合作條文，客戶要轉給主管、法務一起看，修改意見再一輪一輪回來。用附件往返時，你最常卡住的是這三段：
| 環節 | 用附件往返 | 放上網站之後 |
|---|---|---|
| 文件 | 報價、規格、條文分成好幾個檔，各自寄送 | 同一個連結看完，也能列印或存成 PDF |
| 版本 | 改了哪裡，要拿兩個版本逐行比對 | 議約修改處標成紅字，舊版可以封存 |
| 用印 | 列印、蓋章、掃描，再寄回來 | 線上上傳大小章，或上傳簽好的紙本照片 |
這套報價簽約功能是我們的客製網站功能之一，報價頁放在你們的網域下，版面帶入你們的 Logo 與公司資訊。
建立報價：統編帶入客戶，規格從範本套用
建立一份報價，從選客戶開始。輸入統一編號或公司名稱查詢，公司名稱、負責人與登記地址就會帶入，不必再手打一次。常往來的客戶存成甲方資料，下一份報價直接選用。
規格的部分，常用的服務內容可以存成方案範本，分成大分類、項目與細項三層。以影片製作為例，「前期企劃」底下是「腳本與分鏡」，再往下列出交付的內容與修改次數。開新報價時套用範本，再依這個案子調整數量與金額。
網站或系統類的專案，還能附上網站架構圖，標出這次新增與調整的頁面。業務人數多時，每位業務只看得到自己建立的報價與客戶，方案範本與架構圖則共用。客戶資料如果已經在 CRM 裡管理，可以先參考官網、CRM、ERP 的分工。
客戶收到的是一個連結
報價寄出時，客戶收到的是一個專屬連結。連結以預覽密碼保護，系統寄出的報價信附一鍵開啟的連結，點開就能看；不含密碼的網址，要輸入預覽密碼才看得到內容。
頁面上方是報價狀態與「前往簽署」按鈕，往下依序是報價表、規格說明與合作條文；需要紙本時，按「列印 / 儲存 PDF」就能存檔。
從系統寄出報價信之後，狀態會自動從草稿改成已發送，你不必另外記錄哪一份寄了、哪一份還沒寄。後台預覽、列印版與客戶看到的頁面，共用同一套版面與金額算式。
選配加購與附贈項目，總價跟著更新
報價不一定只有一個答案。主要方案之外，可以列出幾個選配加購項目，讓客戶在頁面上按「加入」，專案總計立刻重新計算，簽署時一併記錄客戶選了哪些。
| 項目 | 金額（含稅） | 說明 |
|---|---|---|
| 方案合計 | NT$ 136,500 | 腳本企劃、拍攝執行與剪輯後製 |
| 短影音版本（3 支） | NT$ 18,900 | 客戶按「加入」後計入總計 |
| 空拍鏡頭 | NT$ 12,600 | 還沒加入，不計入總計 |
| 專案總計 | NT$ 155,400 | 隨客戶的選擇即時更新 |
表中的項目與金額都是示意，用來說明總價怎麼隨選配變動。
想讓客戶看見額外提供的價值時，可以把項目標成「附贈」：原價加上刪除線、不計入合計，報價表上一眼就看得出來。
議約修改標成紅字，定稿時收起來
報價進入議約，條文常被來回修改。修改時把新增與刪除的文字標起來，客戶打開連結就會看到紅字與紅色刪除線，知道這一版改了哪裡。雙方確認後關掉修訂標記，同一份報價就成為乾淨的定稿版本。
- 常見做法
每改一次就另存一個檔
檔名從「最終版」改到「最終版 2」，雙方各自比對這一版和上一版的差異。
- 放上網站之後
同一份報價標出修改處
修改處以紅字與刪除線標示，定稿時關掉標記即可。
改動大到要另開一份新報價時，舊版可以改成「已封存」。拿著舊連結的人只會看到「已封存，請以最新版本為準」，不會誤簽已經不用的版本。
線上用印或上傳紙本，狀態自動更新
簽署分成兩種方式。線上簽署是客戶上傳公司的大章與負責人小章；實體簽署則是印出報價、蓋好章，再拍照上傳。按下確認前，頁面會提醒「簽署後無法修改」，請客戶再看一次報價內容。
簽署完成後，報價頁上方的狀態改成「已簽約」，甲方簽章區顯示公司名稱、簽署方式與簽署時間。後台的操作紀錄也會留下誰在什麼時候建立報價、改了狀態，以及客戶何時簽署，日後回頭確認時有據可查。
報價系統也能串接 AI 助理。業務在對話裡查統編、套用方案，就能產生報價連結，確認內容後再寄給客戶。需要和公司其他系統交換資料時，則屬於客製化外掛與系統整合的範圍，依對方系統的條件另外評估。
導入前要整理的報價資料
報價系統導入後怎麼運作，取決於你們公司平常怎麼報價。導入前可以先整理這幾項：
- 最近常用的報價項目與規格，能不能整理成幾套方案範本？
- 合作條文有沒有固定的版本？付款條件與交付方式怎麼寫？
- 公司的大小章、匯款資訊與 Logo，由公司內部哪個窗口提供？
- 公司內部負責報價的業務有幾位？各自負責哪些客戶？
- 客戶簽署時，線上用印就可以，還是需要另外寄送紙本正本？
這些資料決定了範本的結構與簽署的方式。整理好之後，方案範本的建立、報價頁的呈現與寄信設定，由我們接著處理。
我們怎麼規劃報價流程上線
參考的做法是先拿最近幾份實際寄出的報價，從建立、寄出、修改一路走到簽署。看看哪些項目一直重複出現，哪些條文幾乎每份都要改。重複的部分整理成方案範本，常改的條文先想好修訂的寫法。報價系統上線後，寄信、簽署與狀態流轉會一起納入年度維護；網站與外掛更新之後，由維護團隊確認報價頁與簽署仍然正常運作。
讓下一份報價，用一個連結簽回來
線上報價簽約功能隨我們建置與代管的網站提供。帶著你們常用的報價單與合作條文來討論，我們會一起規劃方案範本、簽署方式與報價頁的呈現。
常見問題
線上用印簽署的報價單，和紙本簽約有什麼不同？
線上用印是由客戶上傳公司大小章的圖檔完成簽署，系統記錄簽署方式與時間，作為雙方確認報價內容的紀錄。需要紙本正本時，可以改用實體簽署，上傳用印後的照片留存在同一份報價裡，正本另由雙方寄送保存。
報價連結會被其他人看到嗎？
報價連結以預覽密碼保護，系統寄出的信附一鍵開啟的連結，客戶轉給主管或法務時，對方點開就能看。需要收回時，可以重新產生密碼，舊的一鍵連結與舊密碼隨即失效，再把新的連結寄給該看的人。
報價單可以做成英文版嗎？
報價單的固定文字可以切換成英文，例如欄位名稱、合計與簽署區塊；報價項目、規格與合作條文，則依你們提供的英文內容填寫。海外客戶的英文報價與國內的中文報價，可以在同一套系統裡管理。
報價系統可以和公司的 CRM 或會計系統串接嗎？
串接前要先確認哪一套系統是客戶資料的主要來源，再決定資料怎麼交換、多久同步一次。和 CRM、會計系統的串接，要看對方是否提供 API 或匯入介面，屬於客製化系統整合的範圍，會依雙方系統的條件另外評估。
線上報價系統的費用怎麼計算？
費用依網站的建置範圍與報價流程而定，例如方案範本的數量、簽署方式、業務人數與資料串接。這套功能隨我們建置與代管的網站提供，報價時會和網站建置、年度維護分段列出，方便你們一起評估。
