活動售票系統怎麼運作？從付款、QR Code 票券到現場掃碼入場

文章導讀

活動售票系統要處理的事，從顧客付款開始，到入口掃完最後一張票才結束。很多人第一次想把售票搬上官網，是在某場活動的入口。隊伍排得很長，工作人員一手拿名單，一手翻找顧客傳來的付款截圖。這篇用講座與課程的例子，說明一張票從購買到入場會經過哪些環節，以及這套功能在網站上怎麼運作。

哪些活動適合在官網售票

如果你的活動要收費、要核對名單，而且會一辦再辦，就很適合把售票放在自己的官網。同一個主題常有好幾個場次，每場的票種與人數上限不同。購票紀錄留在網站的訂單裡，規劃下一場活動時也用得上。

• 定期開課的課程與講座

  同一堂課分好幾個梯次，每個梯次各有一份名單，售票與付款都在官網上完成。

• 分票種的展演活動

  一般票、VIP 票與雙人套票並存，入口要分票種統計已入場的人數。

• 票券與商品一起購買

  活動票和講義、周邊商品放在同一張訂單結帳，票券另外寄出。

反過來說，只辦一次、不收費的分享會，用一張報名表就能處理；需要劃位的大型演出，則要另外評估選位功能。這套售票功能是我們的客製網站功能之一，目前不含座位選擇與離線核銷。規劃前先確認活動型態，比較不會走冤枉路。

一張票從付款到入場的四個步驟

顧客在官網選好場次、付款完成，系統就依入場人數產生票券，一人一張，各有自己的 QR Code。從主辦單位的角度看，整個流程分成四步：

• 選場次付款

  顧客在活動頁選擇場次與票種，用網站的購物車與金流結帳。

• 自動發券

  付款確認後產生票券，寄出附 QR Code 的票券信，主旨先寫活動名稱與日期。

• 現場掃碼核銷

  工作人員用手機開啟核銷頁，掃顧客出示的 QR Code，成功後自動接著掃下一位。

• 入場人數即時更新

  核銷頁上方顯示已入場與有效票數，有兩種以上票種時分開統計。

付款確認後才發券，名單裡就只有真正付過款的人。ATM 轉帳、超商繳費這類要等入帳的付款方式，可以設定在開演前一段時間停止提供，避免活動開始了款項還沒進來。後台手動把訂單改成已付款時，也要經過管理人員確認才會發券。

場次與票種跟著商品規格設定

場次直接從活動商品的規格產生。商品的「時間」規格有幾個選項，就有幾個場次，開演時間也從選項文字讀出，你不必在另一套系統重建一次場次。常用的設定整理如下：

設定	會影響什麼	例子
場次	售票頁可選的時間，以及名單怎麼分組	週六下午場、週日上午場
票種	價格，以及入口的分票種統計	一般票、VIP 票
每份入場人數	每買一份產生幾張票	雙人套票一份兩張
與其他商品連動	不同商品共用同一個場次與名單（名額各自計算）	單堂票與套票進同一場
場地與地圖連結	票券信與票券頁上的地點資訊	A 廳與 Google 地圖連結

活動改期時，沿用原本的場次修改時間，已售出的票與名單都跟著走；改了選項文字，商品上的舊選項也會一併換新。同一時間、同名卻沒有連動的場次，系統會列為異常提醒，避免同一場活動被拆成兩份名單。

現場核銷不需要網站帳號

入口的工作人員不需要網站帳號，用手機開啟核銷頁、輸入核銷頁密碼就能開始掃碼。臨時加入的人手，掃負責人出示的「加入裝置」QR Code 就能上工，密碼不必再傳一次。

掃描結果分成幾種，各有固定的顏色與說明：

• 成功時顯示綠色的「歡迎入場」，以及票種、訂單編號與本單第幾張，幾秒後自動繼續掃描。
• 同一張票再次出現時，畫面轉成紅色的「此票已入場」，並寫出第一次入場是多久以前。
• 退款或取消的票顯示「票券已作廢」與原因，其他場次的票則寫出它屬於哪一場。

核銷頁只在入場時段內開放，時段外只顯示活動時間，避免活動前或結束後被誤掃。同一台手機短時間內大量核銷時，系統會留下異常紀錄，方便事後追查。

退款、公關票與名單外流怎麼處理

售票真正讓你花時間的，常是這些例外。下表整理幾種常見情況，以及系統對應的處理方式：

情況	系統怎麼處理	名單與入口
顧客取消或退款	對應的票券自動作廢，原本的紀錄保留	入口掃到時顯示「票券已作廢」與原因
部分退款	依退款數量逐張對帳，先作廢還沒入場的票	已入場的紀錄維持不變
公關票與線下售出的票	在場次頁一次新增多張，用 Email 寄出或複製連結	不扣商品庫存，和購票名單分開統計
票券連結外流	選定場次，批次重新產生 QR Code 並重寄	處理完成後，舊的 QR Code 失效
掃錯一批票	依掃碼裝置與時間篩選，批次撤銷入場	這批票恢復成未入場

這些批次操作都要先選定單一場次、輸入確認文字才會執行，執行時再核對一次筆數，避免動到不該動的名單。

票券信、我的票券與場次通知

「我找不到票」是活動當天最常被問到的一句話。票券信的主旨先寫活動名稱與日期，信裡附 QR Code 與訂單明細；只買票的訂單只寄這一封，不會和購物車的訂單通知混在一起。以會員身分購票的顧客，也能在會員中心的「我的票券」看到即將到來與已結束的活動。

活動前要提醒場地或更改時間，可以從場次頁寫一則通知，寄給這個場次的購票顧客。同一個人買了好幾筆訂單，只會收到一封信，信裡附上他在這個場次的所有票券。同一個場次預設每人只通知一次，收過的人自動略過，重複按下送出也不會多寄；之後若有改期這類異動，再以「異動通知」另外寄出。寄出前還能預覽信件，先寄一封測試信給自己。

上線前要整理的活動規則

售票到入場的主要環節，功能都已具備。上線前要先確認的，是你們公司的活動規則，維護團隊再依這些規則完成設定、金流串接與寄信測試。可以先對照這幾題：

• 活動有哪些場次與票種？各自的價格與人數上限是多少？
• 退票規定怎麼寫？申請期限與手續費怎麼計算？
• 現場有幾個入口？開放入場的時間從開演前多久開始？
• 現場掃碼與公關票的發送，由公司內部哪些同仁負責？（內部人力或委外的活動團隊都算）
• 票券信與通知信用哪個公司信箱寄出？顧客回信由哪個窗口處理？

這些答案會決定售票頁的設定、票券信的內容與現場的安排。規則確定後，金流申請、寄信設定與網站上的呈現，由我們接著處理。

我們怎麼規劃活動售票

參考的做法是拿一場實際的活動，從顧客下單一路走到入口掃碼。過程中確認哪些場次要開、哪種票要分開統計、退票之後名額怎麼處理，以及現場有幾支手機一起掃。走完一次，就知道哪些交給既有功能，哪些要依你們的規則調整。網站上線後，售票、寄信與核銷這幾段會納入年度維護；WordPress、金流與外掛更新之後，由維護團隊確認這條流程仍然正常運作。

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